Verzoek om vaststelling

Aan het einde van de looptijd van de activiteit moet de aanvrager binnen drie maanden een verzoek om vaststelling van de uitkering doen. Bureau Maror-gelden stuurt hiervoor na afloop van de looptijd een herinnering toe. Als het verzoek om vaststelling niet tijdig is ontvangen wordt de subsidie eenzijdig vastgesteld, mogelijk op nihil. Dit kan betekenen dat reeds uitbetaalde voorschotten moeten worden terugbetaald. Het bestuur kan ook besluiten de verlening in te trekken. Zie ook Vaststelling uitkering.

Een verzoek om vaststelling houdt in dat u verantwoording aflegt over de activiteit. Dit doet u aan de hand van een goed gedocumenteerd eindverslag, dat een inhoudelijke en een financiële rapportage moet bevatten.

In de inhoudelijke rapportage worden de bereikte resultaten samengevat en vergeleken met de goed­gekeurde doelstellingen.

  • Een inhoudelijke rapportage gaat (alleen) over de activiteit, niet over uw organisatie. De rapportage moet laten zien op welke wijze invulling is gegeven aan de activiteit, of u hebt uitgevoerd wat u van plan was en of de doelstellingen zijn bereikt. De rapportage mag beknopt zijn maar moet wel concreet en volledig zijn.
  • Een inhoudelijke rapportage is altijd verplicht.

De financiële rapportage, die u maakt op basis van het document ‘Begroting en vaststelling’, bevat ten aanzien van de activiteit per onderdeel en op een wijze dat vergelijking tussen de oorspronkelijke begroting en de realisatie daarvan mogelijk is, tenminste:

  • het totaalbedrag van de door Maror verstrekte voorschotten
  • de bijdragen van de aanvrager zelf en van derden (eigen bijdrage en medefinanciering)
  • een overzicht van de inkomsten (per bron, bijvoorbeeld deelnemersbijdragen)
  • een overzicht van alle uitgaven
  • goedkeurende controleverklaring van een accountant (afhankelijk van subsidiebedrag).

In het Worddocument ‘Begroting en vaststelling’ zijn door Maror de begroting en het dekkingsplan waarop de verlening is gebaseerd ingevuld; deze kolommen dienen ongewijzigd te blijven. U neemt de cijfers behorende bij de afrekening op in de rechterkolommen van het document, waarbij u minimaal de specificatie van de begroting volgt. Hierdoor ontstaat de vergelijking tussen begroting en afrekening. Het document is een bijlage bij het verleningsbesluit. U bent verplicht het document te gebruiken als uitgangspunt voor uw financiële rapportage.

De verplichting tot het overleggen van een goedkeurende controleverklaring van een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent geldt voor subsidies van € 10.000 en hoger.

  • De goedkeurende controleverklaring moet betrekking hebben op de activiteit(en), niet op uw organisatie.
  • De controleverklaring kan niet als vervanging van het formulier Begroting en Vaststelling dienen.
  • Kosten verbonden aan de accountantscontrole worden gedragen door de aanvrager en kunnen bij de subsidieaanvraag voor de desbetreffende activiteit worden begroot voor maximaal € 1.250. Een verklaring van een accountant-administratieconsulent is meestal goedkoper dan die van een registeraccountant.
  • Bij subsidies van € 10.000 en hoger wordt in principe geen controleverklaring gevraagd als de subsidie lager is dan € 25.000, de omvang van de activiteit maximaal € 50.000 bedraagt en de afrekening bestaat uit maximaal 3 facturen. Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven wordt wel om een verklaring gevraagd.

In het tweede deel van het verleningsbesluit kunt u ook nalezen waar het eindverslag aan moet voldoen.

Snel een besluit en daarna starten

Subsidie aanvragen kan het hele jaar door. U moet wel eerst autorisatie aanvragen voor uw organisatie. Zodra u na een subsidieaanvraag het besluit hebt ontvangen – uiterlijk drie maanden na aanvraag – kunt u beginnen met de uitvoering van en uitgaven voor de activiteit. Houdt u er rekening mee dat activiteiten waarvoor u al kosten moet maken binnen 3 maanden na indiening van uw aanvraag (of misschien zelfs al eerder) niet in aanmerking komen voor subsidie? Zorg dus dat u ruim tevoren uw aanvraag indient. Er is in het algemeen geen verlenging van de uitvoeringsperiode mogelijk. Maak een realistische planning en wacht na een besluit dus niet te lang voor u begint. De kalender op de pagina Wanneer aanvragen en beginperiode helpt u om te plannen. Zie ook de pagina Looptijd en de Aandachtspunten 2017.

Contact

Bureau Maror-gelden
Weteringschans 126
1017 XV Amsterdam

T 020-679 93 73
020-673 35 89
E collectieven@maror.nl

openingstijden

Bureau Maror-gelden is geopend van maandag tot en met donderdag van 9.00 - 17.00 uur.