Veelgestelde vragen

Ik heb een klacht. Hoe kan ik die overbrengen?

Als u een klacht hebt over Maror hopen wij dat u de moeite wilt nemen om ons dit te laten weten. U kunt uw klacht melden via het contactformulier of rechtstreeks contact met het Bureau opnemen (020 679 9373 of collectieven@maror.nl).

Wat moet ik insturen als Maror vraagt om betaalbewijzen?

Een bewijs van betaling moet herkenbaar zijn als van een bank afkomstig en moet minimaal de volgende gegevens bevatten:

  • rekeningnummer en tenaamstelling van de betalende partij;
  • rekeningnummer en tenaamstelling van de ontvangende partij;
  • bedrag;
  • omschrijving bij de betaling;
  • datum van overboeking.

Een bankafschrift – al dan niet gedownload – voldoet aan al deze eisen. Screenshots (ook uit een app) voldoen meestal niet.

Hoe moet ik voedingskosten opnemen in de begroting?

Voedingskosten moeten over het algemeen door de gebruikers zelf worden betaald en Maror draagt daar vaak niet aan bij. Er zijn echter uitzonderingen (zie Subsidie aanvragen, Wat niet in aanmerking komt). Wat moet u doen als er in uw begroting wel voedingskosten voorkomen? U kunt niet voor uzelf  en eventuele andere fondsen de ene begroting hanteren en voor Maror een andere. U houdt dus één begroting aan, begroot voedingskosten mee, en gebruikt die voor alle partijen.
Het bestuur zal per geval bekijken hoe hiermee wordt omgegaan, uitgaande van de beschreven beleidslijn. Als een post niet wordt geaccepteerd zal deze bij de behandeling eerst in mindering worden gebracht op de begroting; daarna kan van de verlaagde begroting de subsidie worden berekend.

Maror vraagt ons altijd om de aan te tonen dat de opgegeven medefinanciering wordt ontvangen. Hoe kunnen wij dit aantonen?

Maror wil zien dat medefinanciering  zoals die  bij de aanvraag is opgegeven, ook daadwerkelijk in die omvang gerealiseerd wordt. Dit is immers nodig om een activiteit te kunnen uitvoeren. Om dit te controleren vraagt Maror om de toezegging of de ontvangst van de opgegeven medefinanciering aan te tonen. Een toezegging kan worden aangetoond door overlegging van de brief waarin de toezegging is gedaan. Zo’n brief moet ondertekend zijn en, in die gevallen waarin de toezegging afkomstig is van een organisatie, herkenbaar zijn als zodanig (bijvoorbeeld door het briefpapier). Let u ook op deze herkenbaarheid bij toezeggingen per e-mail.
Een ontvangen betaling kan worden aangetoond door overlegging van een (kopie) bankafschrift; bankafschriften bevatten alle vereiste informatie. Ook van internetrekeningen kunnen bankafschriften worden uitgedraaid.  
Sinds de intrede van het internetbankieren kunnen betalingen en ontvangsten  op  veel verschillende manieren worden afgedrukt. Niet alle vormen hebben echter voldoende bewijskracht. In overleg met de accountant van Maror is bepaald dat een bewijs van betaling (zowel door een organisatie als door een particulier) herkenbaar moet zijn als van een bank afkomstig en minimaal de volgende gegevens moet bevatten:
- rekeningnummer en tenaamstelling van de ontvangende organisatie;
- rekeningnummer  en tenaamstelling van de betalende persoon/organisatie;
- bedrag;
- omschrijving bij de betaling;
- datum van ontvangst.
Zoals gezegd voldoet een bankafschrift, al dan niet gedownload, aan al deze eisen en dat heeft daarom onze voorkeur.

Maror komt bureaucratisch over. Waarom is dat, kan het echt niet anders?

Maror heeft een bestuursrechtelijke achtergrond. De Joodse gemeenschap, die de regels voor Maror heeft vastgelegd, heeft er bij de oprichting van onze stichting in 2004 bewust voor gekozen deze bestuursrechtelijke kaders te handhaven. Tot op de dag vandaag is deze werkwijze grotendeels gehandhaafd. Het voordeel voor aanvragers is dat de regels duidelijk en voorspelbaar zijn met vaste procedures en vaste termijnen.
Voor het bureau heeft deze werkwijze tot voordeel dat de werklast met een geringe bezetting beheersbaar blijft. Nadeel is dat afwijking van de regels en termijnoverschrijdingen in principe niet worden toegestaan. Incidentele afwijkingen leiden immers niet alleen tot ongelijke behandeling van aanvragers maar kosten ook veel extra tijd en aandacht.

Waarom maakt  Maror een punt van een wijziging in de uitvoering ten opzichte van de aanvraag?

Aanvragen worden aan de hand van het Uitkeringsreglement beoordeeld en op verschillende onderdelen gewogen, onder meer aan de hand van de begroting en de daarin opgenomen individuele posten.  Al die onderdelen samen maken of een activiteit wel of niet (gedeeltelijk) wordt gehonoreerd. Bovendien vormt het daarmee de basis waarop achteraf - bij de vaststelling van de subsidie - wordt beoordeeld of men heeft gedaan wat men bij de aanvraag heeft "beloofd". Als wordt toegestaan dat tijdens de uitvoering van de activiteit het geld anders wordt besteed dan vooraf "beloofd", dan is de besteding van de Maror-gelden niet te verantwoorden of te controleren. Een andere voorstelling van zaken vooraf zou bij de behandeling mogelijk al hebben geleid tot een ander oordeel (bijvoorbeeld op het punt van de prioriteiten) en/of andere voorwaarden en verplichtingen.
Het is onder omstandigheden wel mogelijk om (marginale) wijzigingen in de activiteit (en/of de besteding van de gelden) door te voeren, maar daarvoor moet u vooraf toestemming van Maror vragen. Toestemming wordt niet automatisch verleend, maar op basis van een beoordeling van de dan gepresenteerde gegevens.
Het zonder goedkeuring anders uitvoeren van een activiteit kan leiden tot lagere subsidievaststelling of intrekking.

Wij organiseren jaarlijks 1 evenement en verder niets. Waarom accepteert Maror de afrekening van het laatste evenement niet als financieel jaarverslag?

Een financieel jaarverslag bestaat uit: 1) een balans en 2) een resultatenrekening. De afrekening van het laatste evenement kan in zo’n geval gelijk zijn aan de resultatenrekening en wordt als zodanig ook geaccepteerd. Maar voor een volledig jaarverslag ontbreekt dan de balans nog. Maror heeft  minimaal een balans nodig om de financiële situatie van een aanvrager te kunnen beoordelen. Ten eerste blijkt pas uit de balans of er inderdaad geen andere activiteiten  of verplichtingen zijn en bovendien moet zichtbaar zijn wat er gebeurt met de resultaten van een evenement over meerdere jaren. Een voorbeeld van een balans kunt u vinden op onze beide websites. Op deze site bij de Aandachtspunten en op www.aanvragen.maror.nl achter de knop Help: aanvraag in de bovenbalk, bij ‘Balans’.

Hoe kan het zijn dat ik uiteindelijk  minder geld krijg dan Maror heeft toegezegd, terwijl  de activiteit goed is uitgevoerd en ik nog steeds een tekort heb?

De toekenning van Maror is gekoppeld aan de totale kosten van een activiteit zoals opgegeven bij aanvraag. Als de activiteit minder kost dan bij aanvraag is begroot, keert Maror ook minder uit. Indien in dat geval een tekort resteert bij u als aanvrager kan dat een aantal oorzaken hebben:
1) Er zijn kosten gemaakt die niet begroot waren. Kosten die niet begroot waren worden in principe niet in de afrekening betrokken. Zo kan de situatie ontstaan dat de posten die wel begroot waren lager uitvallen maar de totale kosten toch hoger zijn geworden doordat niet begrote kosten zijn gemaakt. Het (bewust) afwijken van de ingediende begroting zonder overleg komt voor rekening en risico van aanvrager. Maror zal in dat geval de niet begrote kosten buiten beschouwing laten en dus lager vaststellen.
2) Er zijn medefinanciers opgeven bij aanvraag die uiteindelijk niet bijgedragen hebben. Het realiseren van begrote medefinanciering is een verantwoordelijkheid van u als aanvrager. Tekorten die ontstaan doordat andere financiers niet gevonden konden worden, worden niet  alsnog aangevuld door Maror.
3) Er zijn minder deelnemersbijdragen geïnd dan was begroot. Dit kan twee oorzaken hebben. U hebt uiteindelijk een lagere deelnemersbijdrage gevraagd dan was begroot of wellicht niet iedereen laten betalen. Ook kan het zijn dat er minder deelnemers kwamen dan u had voorzien. Voor de aanvulling van een dergelijk tekort bent u zelf verantwoordelijk. U kunt hier extra financiering voor werven of het tekort zelf aanvullen. Houdt u daar rekening mee wanneer u de activiteit begroot.

Wat is het nut van een inhoudelijk verslag bij het verzoek tot vaststelling? Jullie hebben bij aanvraag toch al het inhoudelijk jaarverslag ontvangen?

Een inhoudelijk jaarverslag heeft betrekking op de activiteiten van de organisatie. Bij het verzoek tot vaststelling is het verplicht een inhoudelijk verslag over de activiteit mee te sturen. Dit gaat dus alleen over de activiteit. Aan de hand hiervan kan Maror beoordelen op welke wijze invulling is gegeven aan de activiteit, of er is uitgevoerd wat men van plan was en of de doelstellingen zijn bereikt. Daarbij dient u beknopt te zijn maar wel concreet en volledig. Als Maror bijdraagt aan de aanstelling van een fulltime rabbijn is het bijvoorbeeld onvoldoende indien u meldt dat de betrokkene wekelijks de sjabbatdiensten leidt en erg geliefd is. Daarvoor hebt u immers geen fulltime rabbijn nodig.  Uit het inhoudelijk verslag moet minimaal blijken dat de werkzaamheden van de rabbijn in overeenstemming zijn met de uren waarvoor hij is aangesteld.
Aanvragers denken vaak ten onrechte dat bij activiteiten waar het gaat om onderhoud, restauratie of aanschaf van zaken een verslag niet van belang is. In dat geval zal echter  in de eerste plaats duidelijk vermeld moeten worden wat er precies verbeterd of aangeschaft is. In dit soort gevallen dient het inhoudelijk verslag mede om bij  eventuele latere aanvragen te kunnen zien wat er aanwezig is en wanneer iets voor het laatst is opgeknapt.

Waarom vraagt Maror soms facturen op? En wat moet ik dan insturen? En wat is er anders als ik een geautomatiseerde boekhouding heb?

Het afrekenen op basis van uitsluitend een opgave van de gemaakte kosten is een kwestie van vertrouwen.  Maror heeft hiervoor voldoende vertrouwen in zijn aanvragers maar moet zelf ook verantwoording afleggen  over het gevoerde beleid. Om aannemelijk te maken dat het vertrouwen in de kostenopgaven terecht is, is met de accountant overeengekomen dat voor elk 10e vaststellingsverzoek waarvoor geen accountantsverklaring is afgegeven de facturen (en betaalbewijzen) worden opgevraagd ter controle.

Voor toekenningen onder  € 10.000 in de rondes t/m 2014
U stuurt, indien hiertoe een verplichting is opgenomen of als er om gevraagd wordt  de originele bonnen toe. Voor zover u nota’s digitaal hebt ontvangen (een afdruk daarvan beschouwen wij niet als ‘origineel’ omdat een dergelijke nota onbeperkt kan worden afgedrukt) zullen wij u eventueel later verzoeken het bijbehorende betaalbewijs toe te sturen.

Voor toekenningen onder  € 10.000 vanaf  ronde 2015
Door de toenemende digitalisering is de originaliteit van een factuur steeds moeilijker vast te stellen. In overleg met onze accountant vragen wij tegenwoordig, in plaats van originele nota’s, de volgende stukken:

  1. Bij kleine organisaties: de facturen en het bewijs van betaling (bankafschriften). Stukken aanleveren aan Maror  mag digitaal (d.m.v. scans). Zie ook ‘Wat moet ik insturen als Maror vraagt om betaalbewijzen?’ elders op deze pagina.
  2. Bij organisaties met een geautomatiseerde boekhouding: de facturen, bewijs van betaling (bankafschriften) en prints screen van de autorisatie van de betalingen (of op andere wijze een rapportage uit het systeem waaruit de autorisatie blijkt). Aanlevering aan Maror kan allemaal digitaal.

Zolang de stukken die wij ontvangen in lijn zijn met de gedane kostenopgaven accepteert onze accountant dat in de overige gevallen wordt afgerekend op basis van de kostenopgave van aanvrager. Daarnaast kunnen er ook andere, specifieke, redenen zijn om een of meer facturen en /of betaalbewijzen op te vragen.

Waarom is Maror naar aanvragers zo streng in het handhaven van termijnen maar moet ik maanden wachten op het besluit over mijn aanvraag?

Maror kan zich voorstellen dat het strikt hanteren van de termijnen onvriendelijk overkomt, temeer als de deadline lag ruim voor de datum van het uiteindelijke besluit. Wat betreft de besluiten op aanvragen zal deze situatie zich vanaf 2016 naar het zich laat aanzien niet meer voordoen, nu besluiten binnen 3 maanden worden genomen. Het tijdig afwikkelen van al die aanvragen vereist echter wel een strakke organisatie. Het stellen van termijnen en het verbinden van consequenties aan de overschrijding daarvan is dan ook onvermijdelijk. Ook wat betreft de afwikkeling van subsidieaanvragen moet worden voorkomen dat er tussen de aanvragers verschil in mogelijkheden ontstaat om stukken aan te leveren en vragen te beantwoorden. Daarom hanteert Maror vaste responstermijnen. Uitzonderingen zijn beperkt mogelijk als daarom binnen de gegeven termijn wordt gevraagd.

Vaststellingsbesluiten kunnen vaak lang op zich laten wachten door het enorme aantal onvolledige vaststellingsverzoeken dat wij ontvangen. De behandeling daarvan is helaas tijdrovend.

Maror eist jaarstukken die wij niet hebben; tot op heden zijn er weinig activiteiten verricht; daardoor is er inhoudelijk en financieel weinig te melden. Zonder die stukken kunnen wij echter niet aanvragen. Wat is hier het nut van?

Jaarstukken zijn uitsluitend nodig voor subsidieaanvragen van € 5.000 of hoger. Bij een hogere subsidieaanvraag behoort nu eenmaal een  hogere mate van verantwoording. U weet zelf precies wat er omgaat in uw organisatie, Maror kan dat alleen afleiden uit de door u opgestelde  stukken. Informatie als: “we hebben alleen een klein banksaldo”, of  “er is dit jaar niet zoveel gebeurd” is voor interpretatie vatbaar en dus voor misverstanden. Met  financiële jaarstukken krijgt  Maror inzicht in uw vermogen en schulden. Ook  als die jaarstukken alleen zeggen dat er in een jaar € 25 op de bank staat, geen geld is ontvangen en € 2,30 aan postzegels is uitgegeven. Hetzelfde geldt voor een inhoudelijk jaarverslag. Uit een goed jaarverslag kan Maror lezen of een bestuur bij elkaar is geweest, of er op enig punt besluiten zijn genomen en of er bijvoorbeeld initiatieven ontwikkeld worden voor (meer) activiteiten. Dit geeft Maror veel meer informatie  dan “er is niet zoveel gebeurd”. Het overleggen van jaarstukken (die voldoen aan algemeen gebruikelijke (boekhoudkundige) normen) is van belang om een adequate toetsing te kunnen doen aan de criteria van het Uitkeringsreglement (bijvoorbeeld: kosten activiteit  in relatie tot continuïteit van de organisatie van een aanvrager).

Komt ons project in aanmerking voor een bijdrage per persoon? En wat zijn de actuele bedragen?

In sommige gevallen wordt bij activiteiten een vergoeding per persoon toegekend. Als u een vraag heeft op dit vlak neem dan contact met ons op.

Snel een besluit en daarna starten

Subsidie aanvragen kan het hele jaar door. U moet wel eerst autorisatie aanvragen voor uw organisatie. Zodra u na een subsidieaanvraag het besluit hebt ontvangen – uiterlijk drie maanden na aanvraag – kunt u beginnen met de uitvoering van en uitgaven voor de activiteit. Houdt u er rekening mee dat activiteiten waarvoor u al kosten moet maken binnen 3 maanden na indiening van uw aanvraag (of misschien zelfs al eerder) niet in aanmerking komen voor subsidie? Zorg dus dat u ruim tevoren uw aanvraag indient. Er is in het algemeen geen verlenging van de uitvoeringsperiode mogelijk. Maak een realistische planning en wacht na een besluit dus niet te lang voor u begint. De kalender op de pagina Wanneer aanvragen en beginperiode helpt u om te plannen. Zie ook de pagina Looptijd en de Aandachtspunten 2017.

Contact

Bureau Maror-gelden
Weteringschans 126
1017 XV Amsterdam

T 020-679 93 73
020-673 35 89
E collectieven@maror.nl

openingstijden

Bureau Maror-gelden is geopend van maandag tot en met donderdag van 9.00 - 17.00 uur.