Verzoek om vaststelling

Aan het einde van de looptijd van de activiteit moet de aanvrager binnen drie maanden een verzoek om vaststelling van de uitkering doen. Bureau Maror-gelden stuurt hiervoor na afloop van de looptijd een herinnering toe. Als het verzoek om vaststelling niet tijdig is ontvangen wordt de subsidie eenzijdig vastgesteld, mogelijk op nihil. Dit kan betekenen dat reeds uitbetaalde voorschotten moeten worden terugbetaald. Het bestuur kan ook besluiten de verlening in te trekken. Zie ook Vaststelling uitkering.
Stuurt u uw vaststellingsverzoek per e-mail? Let er dan op dat uw mail inclusief bijlagen niet groter is dan 40 MB, omdat onze mailserver het bericht anders niet kan ontvangen.

Een verzoek om vaststelling houdt in dat u verantwoording aflegt over de activiteit. Dit doet u aan de hand van een goed gedocumenteerd eindverslag, dat een inhoudelijke en een financiële rapportage moet bevatten. Kijkt u ook na in het verleningsbesluit welke stukken u op grond van voorwaarden en verplichtingen (nog) moet insturen.

In de inhoudelijke rapportage worden de bereikte resultaten samengevat en vergeleken met de goed­gekeurde doelstellingen.

• Een inhoudelijke rapportage gaat (alleen) over de activiteit, niet over uw organisatie. De rapportage moet laten zien op welke wijze invulling is gegeven aan de activiteit, of u hebt uitgevoerd wat u van plan was en of de doelstellingen zijn bereikt. U laat ook weten hoe u publiciteit hebt gegeven aan het feit dat de activiteit mede met steun van Maror tot stand is gekomen. De rapportage mag beknopt zijn maar moet wel concreet en volledig zijn.
• Een inhoudelijke rapportage is altijd verplicht.

De financiële rapportage, die u maakt op basis van het document ‘Begroting en vaststelling’, bevat ten aanzien van de activiteit per onderdeel en op een wijze dat vergelijking tussen de oorspronkelijke begroting en de realisatie daarvan mogelijk is, tenminste:

• het totaalbedrag van de door Maror verstrekte voorschotten
• de bijdragen van de aanvrager zelf en van derden (eigen bijdrage en medefinanciering, lees hier hoe u de ontvangst van medefinanciering aantoont)
• een overzicht van de inkomsten (per bron, bijvoorbeeld deelnemersbijdragen)
• een overzicht van alle uitgaven
• goedkeurende controleverklaring van een accountant (afhankelijk van subsidiebedrag).

In het Worddocument ‘Begroting en vaststelling’ zijn door Maror de begroting en het dekkingsplan waarop de verlening is gebaseerd ingevuld; deze kolommen dienen ongewijzigd te blijven. U neemt de cijfers behorende bij de afrekening op in de rechterkolommen van het document, waarbij u minimaal de specificatie van de begroting volgt. Hierdoor ontstaat de vergelijking tussen begroting en afrekening. Het document is een bijlage bij het verleningsbesluit. U bent verplicht het document te gebruiken als uitgangspunt voor uw financiële rapportage.
Het Formulier Begroting en Vaststelling moet, als er sprake is van accountantscontrole, worden geaccordeerd door de controlerend accountant.

De verplichting tot het overleggen van een goedkeurende controleverklaring van een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent geldt voor subsidies van € 10.000 en hoger.

• De goedkeurende controleverklaring moet betrekking hebben op de activiteit(en), niet op uw organisatie.
• De accountant vermeldt in de controleverklaring welke kosten zijn gemoeid met de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit.
• U verstrekt de brief ‘looptijd’ aan de controlerend accountant. Deze brief heeft Maror u toegestuurd nadat u de begindatum hebt gemeld.
• De controleverklaring kan niet als vervanging van het formulier Begroting en Vaststelling dienen.
• Kosten verbonden aan de accountantscontrole worden gedragen door de aanvrager en kunnen bij de subsidieaanvraag voor de desbetreffende activiteit worden begroot voor maximaal € 1.250. Een verklaring van een accountant-administratieconsulent is meestal goedkoper dan die van een registeraccountant.
• Bij subsidies van € 10.000 en hoger wordt in principe geen controleverklaring gevraagd als de subsidie lager is dan € 25.000, de omvang van de activiteit maximaal € 50.000 bedraagt en de afrekening bestaat uit maximaal 3 facturen. Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven wordt wel om een verklaring gevraagd.

In het tweede deel van het verleningsbesluit kunt u ook nalezen waar het eindverslag aan moet voldoen.