Direct naar: aanvragen.maror.nl
Facturen zijn soms een eenvoudige bon, die u van een winkel ontving bij een kleine aankoop (in de supermarkt bijvoorbeeld). De herkomst van de bon moet duidelijk zijn en ook de aankoop. Bij grotere aankopen of als u een dienst afneemt moet u een factuur krijgen. Een factuur dient minimaal duidelijk herkenbaar te zijn als afkomstig van een leverancier, zijn naam en adresgegevens te vermelden, de datum van aankoop en/of geleverde dienst en een omschrijving van de geleverde dienst en de omvang en de kosten daarvan, plus de btw. De Belastingdienst stelt eisen aan de facturen die een leverancier moet afgeven. Een kwitantie geldt niet als bon of factuur en een pinbon evenmin.
Als u in het kader van een vaststellingsverzoek een declaratie moet insturen en het gaat om een declaratie van bonnen/facturen willen wij op de declaratie de volgende gegevens zien:
De declaratie en het bijbehorende betaalbewijs van u aan de declarant stuurt u in; achterliggende facturen moet u beschikbaar hebben en op verzoek nazenden.
Let erop dat een besluit soms specifieke eisen stelt aan declaraties. Als dat zo is staat dat vermeld in de Specifieke verplichtingen in het verleningsbesluit.
Zie ook "Declaratie van reiskosten: wat moet ik insturen?" en "Declaratie van kosten anders dan bonnen/facturen of reiskosten: wat moet ik insturen?" elders op deze pagina.
Als u in het kader van een vaststellingsverzoek een declaratie moet insturen en het gaat om een declaratie van reiskosten willen wij op de declaratie de volgende gegevens zien:
De declaratie en het bijbehorende betaalbewijs van u aan de declarant stuurt u in; achterliggende facturen moet u beschikbaar hebben en op verzoek nazenden.
Let erop dat een besluit soms specifieke eisen stelt aan declaraties. Als dat zo is staat dat vermeld in de Specifieke verplichtingen in het verleningsbesluit.
Zie ook "Declaratie van bonnen/facturen: wat moet ik insturen?" en "Declaratie van kosten anders dan bonnen/facturen of reiskosten: wat moet ik insturen?" elders op deze pagina.
Als u in het kader van een vaststellingsverzoek een declaratie moet insturen en het gaat om andere kosten dan bonnen/facturen of reiskosten (zie daarvoor elders), bijvoorbeeld een declaratie van een honorarium of vergoeding, dan willen wij op de declaratie de volgende gegevens zien:
De declaratie en het bijbehorende betaalbewijs van u aan de declarant stuurt u in; achterliggende facturen moet u beschikbaar hebben en op verzoek nazenden.
Let erop dat een besluit soms specifieke eisen stelt aan declaraties. Als dat zo is staat dat vermeld in de Specifieke verplichtingen in het verleningsbesluit.
Zie ook "Declaratie van bonnen/facturen: wat moet ik insturen?" en "Declaratie van reiskosten: wat moet ik insturen?" elders op deze pagina.
Een bewijs van betaling moet herkenbaar zijn als van een bank afkomstig en moet minimaal de volgende gegevens bevatten:
Een bankafschrift – al dan niet gedownload – voldoet aan al deze eisen. Screenshots (ook uit een app) voldoen meestal niet.
In overleg met onze accountant vragen wij om de volgende stukken: bewijs van betaling (bankafschriften) en screenshots van de autorisatie van de betalingen (of op andere wijze een rapportage uit het systeem waaruit de autorisatie blijkt).
Het afrekenen op basis van uitsluitend een opgave van de gemaakte kosten is een kwestie van vertrouwen. Maror heeft hiervoor voldoende vertrouwen in zijn aanvragers maar moet zelf ook verantwoording afleggen over het gevoerde beleid. Om aannemelijk te maken dat het vertrouwen in de kostenopgaven terecht is, is met de accountant overeengekomen dat voor elk 10e vaststellingsverzoek waarvoor geen accountantsverklaring wordt gevraagd de facturen en betaalbewijzen worden opgevraagd ter controle.
Zolang de stukken die wij ontvangen in lijn zijn met de gedane kostenopgaven accepteert onze accountant dat in de overige gevallen wordt afgerekend op basis van de kostenopgave van aanvrager.
Daarnaast kunnen er ook andere, specifieke, redenen zijn om een of meer facturen en/of betaalbewijzen op te vragen.
Maror wil zien dat medefinanciering wordt gerealiseerd. Dit is immers nodig om een activiteit te kunnen uitvoeren. Om dit te controleren vraagt Maror om de toezegging of de ontvangst van de medefinanciering aan te tonen.
Een toezegging kan worden aangetoond door overlegging van de brief waarin de toezegging is gedaan. Zo’n brief moet ondertekend zijn en, in die gevallen waarin de toezegging afkomstig is van een organisatie, herkenbaar zijn als zodanig (bijvoorbeeld door het briefpapier). Let u ook op deze herkenbaarheid bij toezeggingen per e-mail.
Een ontvangen betaling kan worden aangetoond door overlegging van een (kopie) bankafschrift; bankafschriften bevatten alle vereiste informatie.
In internetbankieren kunnen betalingen en ontvangsten op veel verschillende manieren worden afgedrukt. Niet alle vormen hebben echter voldoende bewijskracht. In overleg met de accountant van Maror is bepaald dat een bewijs van betaling (zowel door een organisatie als door een particulier) herkenbaar moet zijn als van een bank afkomstig en minimaal de volgende gegevens moet bevatten:
Zoals gezegd voldoet een bankafschrift, al dan niet gedownload, aan al deze eisen en dat heeft daarom onze voorkeur. Screenshots (ook uit een app) voldoen meestal niet.
Een financieel jaarverslag bestaat uit: 1) een balans en 2) een resultatenrekening. De afrekening van het laatste evenement kan in zo’n geval gelijk zijn aan de resultatenrekening en wordt als zodanig ook geaccepteerd. Maar voor een volledig jaarverslag ontbreekt dan de balans nog. Maror heeft minimaal een balans nodig om de financiële situatie van een aanvrager te kunnen beoordelen. Ten eerste blijkt pas uit de balans of er inderdaad geen andere activiteiten of verplichtingen zijn en bovendien moet zichtbaar zijn wat er gebeurt met de resultaten van een evenement over meerdere jaren. Een voorbeeld van een balans kunt u vinden op onze beide websites. Op deze site bij de Aandachtspunten en op www.aanvragen.maror.nl achter de knop Help: aanvraag in de bovenbalk, bij ‘Balans’.
Jaarstukken zijn uitsluitend nodig voor subsidieaanvragen van € 5.000 of hoger. Bij een hogere subsidieaanvraag behoort nu eenmaal een hogere mate van verantwoording. U weet zelf precies wat er omgaat in uw organisatie, Maror kan dat alleen afleiden uit de door u opgestelde stukken. Informatie als: “we hebben alleen een klein banksaldo”, of “er is dit jaar niet zoveel gebeurd” is voor interpretatie vatbaar en dus voor misverstanden. Met financiële jaarstukken krijgt Maror inzicht in uw vermogen en schulden. Ook als die jaarstukken alleen zeggen dat er in een jaar € 25 op de bank staat, geen geld is ontvangen en € 2,30 aan postzegels is uitgegeven. Hetzelfde geldt voor een inhoudelijk jaarverslag. Uit een goed jaarverslag kan Maror lezen of een bestuur bij elkaar is geweest, of er op enig punt besluiten zijn genomen en of er bijvoorbeeld initiatieven ontwikkeld worden voor (meer) activiteiten. Dit geeft Maror veel meer informatie dan “er is niet zoveel gebeurd”. Het overleggen van jaarstukken (die voldoen aan algemeen gebruikelijke (boekhoudkundige) normen) is van belang om een adequate toetsing te kunnen doen aan de criteria van het Uitkeringsreglement (bijvoorbeeld: kosten activiteit in relatie tot continuïteit van de organisatie van een aanvrager).
Een inhoudelijk jaarverslag heeft betrekking op de activiteiten van de organisatie. Bij het verzoek tot vaststelling is het verplicht een inhoudelijk verslag over de activiteit mee te sturen. Dit gaat dus alleen over de activiteit. Aan de hand hiervan kan Maror beoordelen op welke wijze invulling is gegeven aan de activiteit, of er is uitgevoerd wat men van plan was en of de doelstellingen zijn bereikt. Daarbij dient u beknopt te zijn maar wel concreet en volledig. Als Maror bijdraagt aan de aanstelling van een fulltime rabbijn is het bijvoorbeeld onvoldoende indien u meldt dat de betrokkene wekelijks de sjabbatdiensten leidt en erg geliefd is. Daarvoor hebt u immers geen fulltime rabbijn nodig. Uit het inhoudelijk verslag moet minimaal blijken dat de werkzaamheden van de rabbijn in overeenstemming zijn met de uren waarvoor hij is aangesteld.
Aanvragers denken vaak ten onrechte dat bij activiteiten waar het gaat om onderhoud, restauratie of aanschaf van zaken een verslag niet van belang is. In dat geval zal echter in de eerste plaats duidelijk vermeld moeten worden wat er precies verbeterd of aangeschaft is. In dit soort gevallen dient het inhoudelijk verslag mede om bij eventuele latere aanvragen te kunnen zien wat er aanwezig is en wanneer iets voor het laatst is opgeknapt.
Ja, u kunt het Maror-logo gebruiken in uw communicatie-uitingen over de activiteit waarvoor Maror u subsidie heeft verleend en in die activiteit zelf. Bij een toekenning sturen wij standaard het logo mee als bijlage. Het is een standaard verplichting bij een subsidietoekenning om bekendheid te geven aan de steun van Maror. Zie ook de pagina Publiciteit.
Ja, voedingskosten mag u opnemen in de begroting. Het bestuur kijkt wel kritisch naar voedingskosten en bij de beoordeling daarvan wordt ook meegenomen wat deelnemers bijdragen en in hoeverre er dekking aanwezig is voor deze kosten.
In sommige gevallen wordt bij activiteiten een vergoeding per persoon toegekend. Als u een vraag heeft op dit vlak neem dan contact met ons op.
Aanvragen worden aan de hand van het Uitkeringsreglement beoordeeld en op verschillende onderdelen gewogen, onder meer aan de hand van de begroting en de daarin opgenomen individuele posten. Al die onderdelen samen maken of voor een activiteit wel of niet een (gedeeltelijke) subsidie wordt verstrekt. Bovendien vormt het daarmee de basis waarop achteraf - bij de vaststelling van de subsidie - wordt beoordeeld of men heeft gedaan wat men bij de aanvraag heeft "beloofd". Als wordt toegestaan dat tijdens de uitvoering van de activiteit het geld anders wordt besteed dan vooraf "beloofd", dan is de besteding van de Maror-gelden niet te verantwoorden of te controleren. Een andere voorstelling van zaken vooraf zou bij de behandeling mogelijk al hebben geleid tot een ander oordeel en/of andere voorwaarden en verplichtingen.
Het is onder omstandigheden wel mogelijk om (marginale) wijzigingen in de activiteit (en/of de besteding van de gelden) door te voeren, maar daarvoor moet u vooraf toestemming van Maror vragen. Toestemming wordt niet automatisch verleend, maar op basis van een beoordeling van de dan gepresenteerde gegevens.
Het zonder goedkeuring anders uitvoeren van een activiteit kan leiden tot lagere subsidievaststelling of intrekking.
De toekenning van Maror is gekoppeld aan de totale kosten van een activiteit zoals opgegeven bij aanvraag. Als de activiteit minder kost dan bij aanvraag is begroot, keert Maror ook minder uit. Indien in dat geval een tekort resteert bij u als aanvrager kan dat een aantal oorzaken hebben:
1. Er zijn kosten gemaakt die niet begroot waren. Kosten die niet begroot waren worden in principe niet in de afrekening betrokken. Zo kan de situatie ontstaan dat de posten die wel begroot waren lager uitvallen maar de totale kosten toch hoger zijn geworden doordat niet begrote kosten zijn gemaakt. Het (bewust) afwijken van de ingediende begroting zonder overleg komt voor rekening en risico van aanvrager. Maror zal in dat geval de niet begrote kosten buiten beschouwing laten en dus lager vaststellen.
2. Er zijn medefinanciers opgeven bij aanvraag die uiteindelijk niet bijgedragen hebben. Het realiseren van begrote medefinanciering is een verantwoordelijkheid van u als aanvrager. Tekorten die ontstaan doordat andere financiers niet gevonden konden worden, worden niet alsnog aangevuld door Maror.
3. Er zijn minder deelnemersbijdragen geïnd dan was begroot. Dit kan twee oorzaken hebben. U hebt uiteindelijk een lagere deelnemersbijdrage gevraagd dan was begroot of wellicht niet iedereen laten betalen. Ook kan het zijn dat er minder deelnemers kwamen dan u had voorzien. Voor de aanvulling van een dergelijk tekort bent u zelf verantwoordelijk. U kunt hier extra financiering voor werven of het tekort zelf aanvullen. Houdt u daar rekening mee wanneer u de activiteit begroot.
Wij kunnen ons voorstellen dat het strikt hanteren van de termijnen onvriendelijk overkomt, temeer als de deadline lag ruim voor de datum van het uiteindelijke besluit. Maror hanteert ook bij de afwikkeling van subsidieaanvragen vaste responstermijnen omdat moet worden voorkomen dat er tussen de aanvragers verschil in mogelijkheden ontstaat om stukken aan te leveren en vragen te beantwoorden. Uitzonderingen zijn beperkt mogelijk als daarom binnen de gegeven termijn wordt gevraagd.
Vaststellingsverzoeken behandelen wij in principe op volgorde van binnenkomst. De vaststellingsbesluiten kunnen vaak lang op zich laten wachten doordat een zeer groot deel van de vaststellingsverzoeken onvolledig is. De behandeling daarvan is helaas tijdrovend. Vaststellingsverzoeken die compleet zijn krijgen voorrang.
Maror heeft een bestuursrechtelijke achtergrond. De Joodse gemeenschap, die de regels voor Maror heeft vastgelegd, heeft er bij de oprichting van onze stichting in 2004 bewust voor gekozen deze bestuursrechtelijke kaders te handhaven. Tot op de dag van vandaag is deze werkwijze grotendeels gehandhaafd. Het voordeel voor aanvragers is dat de regels duidelijk en voorspelbaar zijn met vaste procedures en vaste termijnen.
Voor het bureau heeft deze werkwijze tot voordeel dat de werklast met een geringe bezetting beheersbaar blijft. Nadeel is dat afwijking van de regels en termijnoverschrijdingen in principe niet worden toegestaan. Incidentele afwijkingen leiden immers niet alleen tot ongelijke behandeling van aanvragers maar kosten ook veel extra tijd en aandacht.
Wij ontvangen uw stukken bij voorkeur per mail op collectieven@maror.nl. Elke op dit adres ontvangen mail wordt beantwoord met een automatisch bericht van ontvangst. Zo weet u dat uw bericht is aangekomen.
Als u stukken per mail instuurt is het niet nodig deze tevens per post toe te sturen.
Onze mailserver kan mails ontvangen met een maximale grootte van 40 MB (inclusief bijlagen). Is het totaal van wat u wilt sturen groter dan 40 MB? Verdeel uw bijlagen dan over meerdere mails.
Als u een klacht hebt over Maror hopen wij dat u de moeite wilt nemen om ons dit te laten weten. U kunt uw klacht melden via het contactformulier of rechtstreeks contact met het Bureau opnemen (020 679 9373 of collectieven@maror.nl).
Hebt u vragen over het doen van een aanvraag, of wilt u overleggen of uw plannen voor subsidie in aanmerking komen? Bel dan vooral even met ons.
Kreeg u eerder al subsidie en hebt u daarover een vraag? Ook die beantwoorden we graag.
Wij zijn van maandag t/m donderdag van 9.00 – 17.00 uur bereikbaar op 020 – 679 9373 en ook via collectieven@maror.nl.
De vreselijke gebeurtenissen in Israel vervullen ons allen met afschuw. Ook wij als Nederlands-Joodse gemeenschap voelen ons getroffen en zijn zeer geraakt door dit geweld. Wees sterk en steun elkaar.
Hebt u vragen over het doen van een aanvraag, of wilt u overleggen of uw plannen voor subsidie in aanmerking komen? Bel dan vooral even met ons.
Kreeg u eerder al subsidie en hebt u daarover een vraag? Ook die beantwoorden we graag.
Wij zijn van maandag t/m donderdag van 9.00 – 17.00 uur bereikbaar op 020 – 679 9373 en ook via collectieven@maror.nl.
Bureau Maror-gelden
T 020-679 93 73
E collectieven@maror.nl
Bureau Maror-gelden is geopend van maandag tot en met donderdag van 9.00 - 17.00 uur.